1. Договор с гостем

• ФИО гостя;
• сроки проживания;
• категорию номера и стоимость;
• порядок оплаты;
• правила проживания (например, запрет на курение в неположенных местах);
• ответственность сторон.

2. Персональные данные

• Для целей договора и учёта (заселение, передача сведений в МВД для миграционного учёта) отдельное согласие гостя не требуется — это прямо предусмотрено законом. 
• Но если вы планируете использовать данные в иных целях (например, запрашивать дату рождения для поздравления, информацию об аллергиях для подбора питания, собирать контакты для рассылок или передавать данные третьим лицам, не связанным с оказанием услуги), тогда согласие нужно. 
• С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных нужно оформлять отдельно от договора или анкеты. Нельзя «вшивать» его в текст договора.
• Обеспечьте защиту: храните бумажные документы отдельно от других данных (в сейфах, металлических шкафах), ограничьте доступ к ним только для уполномоченных сотрудников. Ведите журналы действий, чтобы фиксировать, кто и когда заходил в систему. 
• Если вы поручаете обработку данных третьему лицу (CRM-системе, агрегатору), у вас должно быть законное основание (чаще всего — согласие гостя). 
• С 1 июля 2025 года базы с персональными данными граждан РФ должны располагаться на серверах в России. 
• Если планируется трансграничная передача (данные уходят за рубеж), нужно уведомить Роскомнадзор. 
• Предоставьте гостю доступ к своим персональным данным по запросу. 
• Уничтожайте данные (например, копии паспортов) после истечения срока их необходимости. 

3. Миграционный учёт (для иностранцев)

• При заселении иностранец предъявляет документы: паспорт, миграционную карту, визу (если требуется). 
• Вы заполняете уведомление о прибытии по форме, утверждённой Приказом МВД России. К нему прикладываете копии документов. 
• Срок: поставить иностранца на учёт нужно в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия. 
• После выезда гостя вы также обязаны уведомить МВД — не позднее 12:00 дня, следующего за днём убытия. 
• Передавать сведения можно разными способами: через портал «Госуслуги», через систему электронного документооборота (ЭДО) или лично. Электронный вариант часто удобнее и позволяет зафиксировать время отправки. 
• Важное правило: даже если у иностранца уже есть регистрация в другом месте, гостиница обязана поставить его на учёт в своём отеле. 
• С 5 февраля 2025 года гостиницы обязаны проверять иностранных гостей по реестру контролируемых лиц (РКЛ). В него попадают иностранцы без законных оснований для пребывания в РФ. Проверка происходит автоматически в момент заполнения уведомления о прибытии. 
• Про госпошлину: с 1 сентября 2025 года за постановку иностранца на учёт взимается госпошлина (500 рублей). Но если уведомление направляется в электронной форме, подтверждать уплату не нужно — сведения об этом есть в системе о государственных и муниципальных платежах. 
• Хранение: один экземпляр уведомления о прибытии хранится в гостинице в течение года. 

Несколько практических советов

• Разработайте внутренний регламент, где чётко прописаны все шаги: какие документы принимать, как заполнять уведомления, кто за что отвечает. 
• Обучите сотрудников — частая ошибка в спешке приводит к нарушениям. 
• Используйте специализированные сервисы для гостиничного бизнеса: они автоматизируют заполнение форм, проверяют данные и упрощают передачу в МВД.